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Come funziona il servizio di prenotazione dal punto di vista di chi prenota e indicazioni sulla verifica di validità. |
Durante le edizioni del nostro festival, chi desidera partecipare a un Lab (o altre attività specifiche) deve effettuare un ordine di prenotazione.
La prenotazione avviene tramite Pretix, un software open source che installato sul nostro server.
La piattaforma è disponibile in diverse linque ed il design è customizzabile per renderlo coerente con la nostra immagine online.
Accedendo allo shop è visibile una lista in cui sono elencate le giornate dell’edizione del festival.
{% hint style="danger" %} La piattaforma di prenotazione è raggiungibile su partecipa.scambi.org. Tuttavia, per risparmiare i costi di mantenimento, il server è spento e irraggiungibile se non nel mese di agosto. {% endhint %}
Cliccando su un elemento della lista, vengono mostrate tutte le attività prenotabili previste per quella data, comprese eventuali attività serali che richiedono prenotazione. Di ciascuna vengono mostrati immagine, titolo e descrizione. Sotto ogni attività sono elencati i turni disponibili per la data specificata, inclusi ora, luogo, i ticket ancora disponibili e, se il laboratorio prevede l'erogazione in multilingua, lingua della rispettiva ripetizione.
Ogni ticket è nominativo, ma è possibile prenotarne più di uno alla volta, anche per attività diverse: è sufficiente aggiungere i ticket desiderati all'interno del carrello e procedere alla conferma inserendo tutti i dati richiesti per ciascuno di essi. I ticket vengono riservati per 10 minuti, terminati i quali sara necessario ripetere la procedura.
Per rendere le attività disponibili a più persone possibile, non è consentito prenotare più ticket con lo stesso nome per la stessa attività nel medesimo turno.
Ogni ordine è associato ad un'email di contatto, cui vengono mandate tutte le comunicazioni ad esso relative.
{% hint style="warning" %} Non sarà possibile cambiare le informazioni nominative associate ad un ticket dopo la conferma. Per farlo, sarà prima necessario cancellare l'ordine. {% endhint %}
Tutti i ticket sono gratuiti. Sarà possibile ordinare fino a 10 ticket alla volta.
Prima di confermare, è possibile richiedere, tramite apposita check-box, assistenza audiovisiva o motoria.
Dopo la conferma dell'ordine, dalla relativa pagina è possibile scaricare i ticket in formato PDF contenente tutti i dettagli utili. Saranno necessari una volta giunti sul posto.
Per visualizzare gli ordini confermati, si accede allo shop e, nella sezione If you already ordered a ticket, è possibile specificare un'email cui saranno mandati i link di tutti gli ordini effettuati tramite quell'indirizzo.
{% hint style="info" %} È possibile che l'email venga contrassegnata come spam. {% endhint %}
Ogni link consente di accedere a un ordine effettuato. Dalla pagina dell'ordine è possibile modificare, cancellare la prenotazione e scaricare i ticket in formato PDF.
Ogni attività ha un numero limitato di posti disponibili, dunque è possibile ordinare un numero limitato di ticket. Se vengono prenotati tutti i ticket, l'attività viene contrassegnata come sold out.
Se un'attività è sold out, ove previsto, agli utenti verrà offerta la possibilità di inserirsi all'interno di una waiting list. In tale eventualità, nel caso in cui uno o più ticket siano nuovamente disponibili, sarà inviata un'email contenente un avviso che consentirà al primo utente in lista di effettuare l'ordine desiderato entro 3 ore, finite le quali il posto sarà riservato all'utente successivo.
In circostanze specifiche, durante l'effettuazione di un ordine, è possibile utilizzare codici speciali. Tali codici offrono la possibilità di:
- bypassare il sold out di un'attività, garantendo la prenotazione di un ticket indipendentemente da un'eventuale indisponibiltà;
- offrire servizi aggiuntivi, come la partecipazione ad eventi particolari accessibili solamente a chi possiede il codice, o regali, come gadget del festival (maglie, ecc.).
Ad ogni ticket è associato un nominativo; dunque, è eventualmente possibile verificarne la validità assieme ai dettagli dell'ordine ad esso associato.
Ogni ticket prenotato viene aggiunto ad una lista di check-in in base all'attività ad esso associata. È, inoltre, possibile creare liste di check-in manualmente e con determinate caratteristiche per attività particolari.
Pretix consente di controllare la validità di un ticket tramite un'applicazione chiamata pretixSCAN, scaricabile su dispositivi mobili_._ Prima di poter procedere alla convalida, il dispositivo deve essere abilitato a compiere tale azione __ tramite la scansione di un codice QR generato dal sistema. Dopo l'avvenuta abilitazione, la validità può essere verificata tramite scansione del codice QR associato al ticket da controllare.
{% hint style="warning" %} Una volta scansionato un ticket, scansionandolo una seconda volta risulterà già validato. {% endhint %}
La scansione dei ticket consente allo staff di Scambi Festival di tenere traccia del numero di persone che prendono parte alle varie attività. Scansionando un ticket è possibile verificarne non solo la validità, ma anche se la persona ad esso associata ha richiesto assistenza durante la partecipazione, tramite apposito avviso.
Tuttavia, è molto importante assicurarsi di scegliere la data e la lista di check-in corretta, altrimenti i biglietti non risultano validi.