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Rechnungstellung in Juntagrico

Diese Seite ist ein erster Versuch, die Anforderungen und Ideen, welche dem juntagrico-billing Modul zugrundeliegen zusammenzufassen. Sie ist im Moment in Deutsch formuliert, weil die meisten Beteiligten wohl deutschsprachig sind und Diskussionen und Formulierungen, insbesondere bei neuen Themen, so etwas flüssiger sind.

Ziele des Projekts

• Reduzierung des für die Abrechnung der Beiträge von Mitgliedern (Betriebsbeiträge, Anteilscheine, Spenden) notwendigen Verwaltungsaufwandes
• Vereinfachung von korrekten und zeitgerechten Einzahlung für Mitglieder
• Debitorenkontrolle in Juntagrico
• Datenübertragung an Buchhaltungssysteme

Arten von Beiträgen / Verrechnungen von Mitglieder

Diese Aufstellung basiert auf der Situation bei Ortoloco.

• Anteilscheine (initial, oder Erhöhung)
• Betriebsbeiträge, je nach Abos
• Solibeitrag, nach Eigeneinschätzung, jährlich
• Spesen, Ausgaben eines Mitglieds, wird mit geschuldeten Betrag verrechnet

Bisheriges System

Die Beschreibung basiert ebenfalls auf der Situation bei Ortoloco.

• Die Mitglieder zahlen nach Aufforderung per E-Mail Anfang Jahr ihren Betriebsbeitrag + Solibeitrag auf das Konto der Genossenschaft ein.
• Mitarbeiter der Betriebsgruppe gehen periodisch die Kontoauszüge der Bank durch und buchen die Zahlungen mit der Nummer des Mitgliedes in ein Finanzbuchhaltungs (Fibu) Programm.
• Die Buchungen für die geschuldeten Beträge gemäss Abos in Juntagrico können für eine bestimmte Periode rudimentär automatisiert aus Juntagrico exportiert und in die Fibu importiert werden.
• Die Zuordnung von Zahlungen zu Buchungen ist aufwändig, da die Zahlungen ohne eindeutige Kennung erfolgen und auch vom Betrag her nicht unbedingt mit den Abo Buchungen übereinstimmen.

Verfahren mit Rechnungen

Es wäre sinnvoll, auf ein Verfahren mit Rechnungsobjekten in Juntagrico umzustellen. Das Vorgehen wäre dann etwa wie folgt:

• Die Betriebsgruppe generiert Anfang Jahr gemäss aktuellen Abo Definitionen Rechnungsobjekte in Juntagrico
• Die Mitglieder sehen diese Rechnungen in ihrem Juntagrico Profil. Mittels Mailing und entsprechendem Link können die Mitglieder darauf aufmerksam gemacht werden, dass neue Rechnungen generiert wurden.
• Die Rechnungen haben eindeutige Referenznummern, welche die Mitglieder bei ihrer Zahlung angeben
• Sinnvoll wäre die Verwendung eines automatisierten Verfahrens mit Referenznummern (VESR oder besser das neue QR-Rechnungs System ab Mitte 2020). Das würde sicherstellen, dass die Zahlungen grösstenteils automatisch verarbeitbar sind
• Die Zahlungseingänge würden im manuellen Betrieb in Juntagrico erfasst und der korrekten Rechnung zugeordnet.
• Mit einem automatisierten Verfahren würde das Datenfile der Bank direkt in Juntagrico eingelesen und die Zahlungen damit den korrekten Rechnungen zugeordnet.
• Durch einen Buchhaltungs Export aus Juntagrico werden sowohl die Rechnungs- als auch die Zahlungsdaten periodisch in die Buchhaltung exportiert.

Offene Fragen

• Wie gehen wir damit um, dass beim Generieren der Rechnungen der Rechnungsbetrag nicht genau bekannt ist (z.B. wegen Solibeitrag bei Ortoloco)?
• Möglich wäre, dass das Mitglied die Rechnung in gewissen Grenzen modifizieren kann, z.B. selbst Solibeitrag eingeben.
• Oder der Rechnungsbetrag ist offen und die Rechnungsbuchung wird aufgrund des effektiven Zahlungsbetrages angepasst.
• In beiden Fällen wäre der Rechnungsbetrag erst nach erfolgter Zahlungs definitiv. Der Fibu Export müsste dem Rechnung tragen und nur die bezahlten Rechnungen exportieren.
• Wollen wir Verrechnungen (z.B. Spesen, Anschaffungen welche Mitglieder für die Genossenschaft getätigt haben) unterstützen?
• Müssen wir uns um MWST kümmern? Oder reicht das in Fibu? Oder aus irgendeinem Grund gar kein Thema?